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Actualité
Organisez son Assemblée Générale avec Griotte pour augmenter le taux de participation !
Dans un premier temps, créez votre Réunion
Rien de plus simple. A partir de Griotte, vous créez une Réunion statutaire (ce qui vous permettra de calculer le quorum de l’Assemblée et gérer les pouvoirs). Une fois les différents champs renseignés (date, horaire, lieu), paramétrez le formulaire d’inscription en ligne qui devra être associé à votre e-mail d’invitation.
Préparez ensuite la liste des invités
Vérifiez aux années préalables trois éléments pour chaque adhérent. En premier lieu, vérifiez que vous avez procéder aux démissions et aux radiations nécessaires. En second lieu, vérifiez et mettez à jour le nombre de voix attaché à chaque adhésion. Enfin, indiquez quel est le rôle votant attaché à chaque adhésion.
Utilisez ensuite la requête « Adhérents (rôles d’adhésion) ». Vous pourrez inviter d’autres personnes pour la partie non statutaire de votre Assemblée Générale via les autres requêtes et les autres groupes de Griotte.
Enfin, insérez en participant de votre Réunion précédemment créée le résultat de cette recherche.
Créez les différents documents liés à l’invitation (e-mail ou publipostage pour courrier postal)
Vous pouvez préparer, à partir de votre Réunion, votre e-mail d’invitation personnalisé en utilisant les champs de fusions correspondants, éditer vos modèles de documents de fusion Word (invitation pour un envoi papier, badge, feuille de présence, pouvoir) ainsi que l’ordre du jour et les documents associés. Pour rappel, la liste des champs de fusion disponible pour vos modèles se trouve dans le document « gestion des documents word » accessible depuis le menu « Documentation ».
Communiquez et gérez !
Utilisez ensuite les fonctionnalités de communication (e-mailing, publipostage, SMS) pour convier puis relancer les participants ciblés. Profitez notamment de l’opération « 500 SMS gratuits en juin », pour plus d’information, consultez notre article.
Pour information, Nous proposons un module de formation à distance de 3h qui reprend l’ensemble du processus de gestion et de suivi des participants à une Réunion
Pour toute information à ce sujet, vous pouvez contacter notre responsable formation Bouameur MAHI à l’adresse suivante : formation@syrah.fr ou au 06.83.21.98.08.
